«Приходится решать за руководителя»

Офис-менеджер — это обычно первый сотрудник компании, с которым сталкиваются посетители. И от него зависит, захочет ли человек вернуться в их офис или будет вспоминать с содроганием. В то же время хрупкая девушка ограждает своего начальника и других сотрудников от ненужных и порою неадекватных контактов. НГС.РАБОТА попросила новосибирских офис-менеджеров рассказать, что входит в их обязанности, какие функции не видны окружающим и какой карьерный рост они планируют.

Екатерина Пантелеева, бывший офис-менеджер завода: «Я контролировала уборщицу, грузчиков, инженеров, была правой рукой руководителя — решала вопросы по работе и даже его личные вопросы. Никто не знает, что ты выполняешь личные просьбы, даже элементарные: "Где найти подгузники? Я живу в Калининском — найди, где их можно купить в этом районе".

Может, я вызывала доверие, быстро все выполняла… У меня самооценка выше — значит, хорошо себя веду!

Все звонки проходили через меня. Бывало, и грубили, когда уже в десятый раз говоришь: "Спасибо, ничего не надо". Бывало, звонили директору: "Давайте поскорее моего тезку" или начинали придумывать какие-то истории, что они уже разговаривали и виделись с ним, соедините. Говоришь с ними по-доброму, когда-нибудь да отстанут. Надо ставить какой-то барьер, ничего не принимать близко к сердцу — тогда все будет легко.

Особых требований по внешнему виду не было: элементарно нельзя было в рваных джинсах, коротких шортах. Везде приветствуется офисный стиль или джинсы с блузочкой, потому что ты бегаешь на почту, по делам, где-то что-то заказываешь. Так удобнее передвигаться, чем в короткой красивой юбочке.

Хотелось выглядеть солидно, когда приезжал мэр. Надо что-то себе покупать, а девочкам особенно. Дешевую косметику тоже видно, что она дешевая, надо что-нибудь красивое. От зарплаты приходилось где-нибудь сэкономить — в еде, на своих потребностях — и купить вещи для работы.

Я учусь на "управлении персоналом" и хотелось бы в этом развиваться, но пока туда не берут без высшего и без опыта, поэтому работаю в чем-то смежном офис-менеджером».

Елена Тур, офис-менеджер торгово-производственной компании: «Задачи офис-менеджера: обычно это общение с клиентами, заключение договоров, консультирование по услугам компании, уход за кабинетом руководителя и своим личным — цветочки полить, посмотреть, как уборщица прибралась, чтобы все было чисто. В нашей компании — еще и контроль и взаимодействие с водителями.

Приходится принимать решения самой, когда руководителя на месте нет.

Допустим, возникли какие-то проблемы с доставкой, с водителями — все это решаешь за него. Везде, где я работала офис-менеджером, это, грубо говоря, правая рука руководителя: выполнение его поручений, какой-то его работы, когда его на месте нет. Ты должен знать ответы на общие вопросы, а серьезные вопросы — конечно, только по согласованию. Бывает, что он занят и говорит: "Постарайся меня не беспокоить".

Нужно было учиться взаимодействию с заказчиками — это общение, чтобы от тебя не отвернулись. Где-то идешь им на уступки, чтобы соседняя компания их не перехватила. Как себя покажешь: либо люди к тебе потянутся, либо ты им так ответишь, что они от тебя отвернутся. Продаж у меня не было, я консультирую по общим моментам: что мы можем предложить и по какой цене.

Когда люди приходят проконсультироваться, то первую увидят меня, офис-менеджера. Соответственно, нужно выглядеть хорошо. Офисная форма: блузочка, платьице, чтобы не было излишней открытости. Вкладываться приходится, но не критично.

Далее хотелось бы открыть свое ИП, может быть, студию красоты. Я заканчиваю учебу, и мы строим дом, поэтому пока все это только у меня в голове, но в планах есть».

Наталья Т., попросившая не упоминать фамилию, офис-менеджер IT-компании: «У меня даже нет перечня обязанностей — я слежу за тем, чтобы офисе все работало, а если сломается — то знаю, к кому обратиться, или чиню сама. Например, могу лампочку сменить. (Смеется.) Когда в офис кто-то звонит, то попадает на меня. Я стараюсь вести конструктивный диалог, чтобы понять, чего человек хочет. Но, конечно, бывают странные звонки: когда люди звонят, потому что чем-то недовольны, хотят с кем-то поругаться. Я прошу их написать на электронную почту, чтобы передать это специалистам. Они отвечают: "Я не буду писать!". Получаются довольно неприятные разговоры. Однажды позвонил вежливый мужчина, попросил соединить его с кем-то из парней: "Я так недоволен, что готов материться, а при женщинах я не ругаюсь".

Сейчас у нас стало безопаснее, везде электронные замки. Несколько лет назад вход в офис с этажа был свободным. Несколько раз приходили торговцы книгами и косметикой.

Как-то к нам ворвался мужчина восточной внешности и, пока его не вывели вон, он успел даже продать в офисе немного сухофруктов.

Моя коллега так лишилась мобильного — оставила его на столе, а сама отлучилась буквально на минуту. Мы потом посмотрели запись с видеокамер: зашел какой-то мужчина, взял телефон со стола и ушел. Хорошо, что ноутбук оставил!».

Мария Каргаполова

Фото depositphotos.com