«Один день недели стали работать в офисе»: бизнесмен — об эксперименте с хоум-офисом

Новосибирский предприниматель Анастасия Шастина уже четвёртый месяц описывает свой эксперимент по переходу компании на хоум-офис. Ранее она рассказала НГС, как решилась на этот шаг и что сделала для того, чтобы её фирма не развалилась, оказавшись без офиса. Сегодня Анастасия объясняет, какие новые задачи появились за ещё один месяц и какие решения она приняла, чтобы их решить.

С момента публикации последнего поста про хоум-офис прошёл ровно месяц. Рассказываю, что у нас изменилось за это время.

Начал проявляться дефицит общения. И об этом нам намекнули сами ребята. В те два часа, которые отведены еженедельно на встречи в митинг-руме, мы попытались впихнуть слишком много: и передачу, подпись накопившихся документов, и обучение, и обсуждение проектов. И всё равно оставалось что-то невысказанное.

Skype-сессии не решали проблему на 100% — общение там сухое. Автоматически включался режим экономии чужого времени,

поэтому о проектах докладывали коротко, оставляя все эмоции при себе. А напомню, восемь из девяти сотрудников «Завода» — девушки.

Особенно остро нехватка общения сказалась в ходе подготовки большого проекта, в котором сейчас задействованы все сотрудники. Помимо общих планёрок, ребята созванивались по отдельности — парами, трио, квартетами. И именно с этим проектом ощутили разобщённость.

Плюс команда пополнилась двумя новыми сотрудниками — проект-менеджером и делопроизводителем. И внедрение их в сформировавшийся коллектив стало абсолютно новой задачей для нас.

Вот такие вводные. И вот такие решения.

1. Коворкинг
Решили продолжить эксперименты и добавили один полноценный офлайн-день в коворкинге. По пятницам мы стали работать в обычном режиме, с 9:00 до 18:00. Каждый — над своими задачами, но уже с возможностью обсуждать нюансы на пересечении участков, слышать интонации, видеть выражения лиц.

Ради чистоты эксперимента мы предложили ребятам пользоваться всеми пространствами коворкинга «Простор» в течение одного месяца (не только в пятницу). Всегда, когда им этого захочется. И заносить эти дни в специальный реестр. Мы хотели оценить, насколько реально нужно такое недомашнее пространство. Особенно теперь, когда появилась возможность сравнить. В результате, кроме пятницы и двух часов в четверг, никто не приходил в коворкинг.

Я назначала здесь встречи с клиентами, партнёрами, проводила образовательные интенсивы, одну стратсессию, просто работала, случайно встречалась со знакомыми, которые тоже здесь прописались, воспользовалась, пожалуй, всеми видами переговорок и, что называется, прониклась. Ребятам тоже понравилось, но знание об экономии времени на хоум-офисе теперь навеки с ними.

Выходит, на текущий момент нам по-прежнему не нужен офис, но нужно деловое пространство на один день в неделю. Утолять жажду общения.

2. Три вопроса
Ввели новую рубрику. Теперь на каждой «заводилке» (напомню, это четверговые встречи, отведённые для развития и общения) есть ответственный, который готовит рубрику «Три вопроса». Остальные отвечают на них по очереди.

Вопросы простые — как из школьной анкеты (ну почти). «Какое блюдо твоё самое любимое? Твой идеальный уик-энд? Если бы ты снимал фильм, то в каком жанре? Без какого приложения в телефоне ты не сможешь обойтись? Если бы на сутки мог(ла) сменить пол, чтобы ты сделал(а)?» (я же говорю: почти как в школьной анкете).

Ответы на эти вопросы дали много новой информации даже о «старичках». Ну и конечно, дежурный по рубрике записывал все ответы. Куда? Правильно, в специальный гуглдок.

Новички теперь могут пробежаться по профайлу каждого сотрудника. А ещё эту информацию можно использовать при подготовке подарка ко дню рождения сотрудника.

3. Поездки
Ещё больше внимания мы стали уделять сплачиванию коллектива. Не ситуативно и от случая к случаю, а системно. Чтобы не потерять ощущение «плеча», мы должны проживать как можно больше опыта вместе. В этом месяце у нас была одна поездка на заброшку, две «кругозорорасширительные» встречи в типографии и на производстве рекламных конструкций, урок с фонопедом, знакомство с астрологией, мастер-класс по составлению технического задания.

4. Письма счастья
Два года назад я стала рассылать сотрудникам письма счастья с итогами месяца. Это очень круто иллюстрировало, сколько гор нам удалось свернуть, а также архивировало все наши внерабочие приколы, традиции, события.

Сейчас я перебралась в стратегическое управление и перестала быть в курсе, какие мероприятия каким клиентам в данный момент готовятся (только в общих чертах). Поэтому задача писать письма счастья перешла руководителю отдела. И она жжёт! Теперь я с нетерпением жду начала месяца, чтобы получить письмо от неё. Такие письма дают ощущение причастности к нашему закрытому сообществу. Только мы понимаем свои шуточки, и это сближает.

Пара реплик с планёрок, зафиксированных в письмах:

• «Я не могу найти календарь в своём телефоне. Но делаю вид, что всё заношу в свой календарь. А на самом деле просто играю в шарики».
• «Это очень-очень плохой разговор! Но давайте его продолжим».
• «Блин, извините, но слово "молодость" очень старпёрское».
• «А в конце мы будем кидать букет. Это символ развития нашей компании».

5. Документооборот
Если вы следите за развитием событий, то помните, что большую проблему представлял документооборот. Этот момент до сих пор не идеален. Но кое-какие подвижки есть.

Мы сделали и заверили у нотариуса доверенность с правом подписи руководителю отдела. Теперь у компании есть два подписанта. Плюс мы наняли на полдня делопроизводителя, основной функцией которого является помощь менеджерам с бумагами.

Сейчас (в невысокий сезон) нам удаётся обмениваться документами в ходе еженедельных встреч. Но мы договорились, что, когда понадобится, делопроизводитель будет привозить нужные документы к менеджерам домой.

Обнаружили среди своих контрагентов ещё несколько компаний, которые подключены к электронному документообороту. Капля камень точит: когда-нибудь мы все переберёмся на ЭДО.

Впереди много экспериментов. Стэй тюнд. Стэй хоум.

Мнение автора может не совпадать с мнением редакции.